Após tabular as horas de trabalho disponíveis e necessárias, crie um cronograma gerenciável. Em muitos casos, a primeira análise revela um problema de capacidade em comparação com o prazo de implementação originalmente apresentado aos executivos.
Aqui está um exemplo de cálculo que ilustra os potenciais discrepâncias:
Prazo de lançamento previsto = 12 meses ou 1 ano.
Número total de horas de trabalho disponíveis em um período de 12 meses = 540/semana ou 28.080 horas/ano.
Número total de horas de trabalho necessárias para implementar = 42.000 horas no total.
Horas necessárias divididas pelas horas disponíveis por ano = 1,496 anos.
O resultado? A data de lançamento já foi perdida antes mesmo do projeto começar. Algumas soluções possíveis incluem:
Reduzir o escopo — mesmo que a equipe tenha concordado que essas são tarefas essenciais.
Prorrogar a data para uma data realista.
Adicionar mais recursos internos e externos (mais horas de trabalho disponíveis).
Dividir o projeto em fases.
É aqui que a equipe de gestão executiva precisa tomar a decisão. Este é apenas um exemplo de por que eles devem se envolver no processo de seleção e implementação do software ERP.
Realize um piloto em sala de conferências. Após o início do projeto, realize um teste ou um piloto (em uma sala de conferências) antes da implementação completa. Este piloto em sala de conferências garante que os processos de negócios adequados estejam implementados para as necessidades atuais e futuras da empresa. À medida que novos processos são projetados, é importante compreender a gama de opções disponíveis no sistema ERP e validá-los com a equipe do projeto e as partes interessadas da comunidade de usuários.